Internkontroll

I henhold til Internkontrollforskriften skal foretakene gjennom sin internkontroll arbeide systematisk med tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Artikkel 10 i forordning 561/2006 – kjøre- og hviletidsforskriften – beskriver foretakets ansvar. Denne artikkelen omhandler avlønning, organisering av arbeid, å gi førerne tilstrekkelig info og foreta regelmessig kontroll for å sikre at gjeldene regelverk for kjøre- og hviletid og bruk av skriver overholdes.

Transportrådgivning AS tilbyr tjenester som vil dekke kravene til oppfølging av gjeldene regelverk og slik at denne delen av internkontrollen til foretakene blir dekket. Dette vil medvirke til en god virksomhetsstyring.

Transportforetakene er underlagt en betydelig rekke lover, regler og forskrifter som skal følges. I en foretakskontroll kreves det dokumentasjon på at foretaket har tilstrekkelig oppfølging, at regelverket etterleves og at en viser forbedring gjennom sin internkontroll.

Transportrådgivning AS kan bistå og bidra til at foretaket ditt tilfredsstiller lovkravene på dette området, og vi vil kunne støtte og bidra til å etablere rutiner og systemer for oppfølging av:

1. Kjøre – og hviletidsforskriften
2. Forskrift om arbeidstid for sjåfører
3. Arbeidsmiljøloven (ved kjøring i OUT)

Vi har et mål om å bidra til bedre lønnsomheten i ditt foretak.
En god internkontroll kan blant annet hjelpe deg å nå dine mål, bidra til effektivisering, samt redusere risikoen for uønskede hendelser og skader.

Transportrådgivning AS har høyt kvalifiserte rådgivere, med dokumentert faglig kompetanse, som kan bistå foretaket deres på dette fagområdet.

Hva kan du forvente av oss?

Ut fra deres opplysninger, størrelse på foretak og hvilke behov foretaket deres har, så tilpasser vi tjenesten vår til deres behov.

Vi skal gjennom vår tjeneste bistå deg med å etablere rutiner og systemer som sikrer gode forutsetninger for å overholde, kvalitetssikre og etterlevelse av regelverket.
Dere vil få utdelt en personlig rådgiver fra oss og han/hun vil holde kontakt med kontaktperson i foretaket ditt. All kommunikasjon vil foregå gjennom disse kontaktpersonene.
Foran hver kontroll vil en innhente eventuelle endringer i foretakets ansatte og kjøretøy slik at vi til enhver tid har rett oppdatering på ressursene i foretaket. Dette vil danne grunnlaget for kvaliteten i kontrollen.

Hva er avgjørende for å sikre en god internkontroll, og hva er våre mål i denne prosessen?

For å sikre en høy kvalitet i kontrollen er det som nevnt tidligere helt avgjørende at en har rett info på sjåfører og kjøretøy. Det er svært viktig at foretaket opplyser om endringer som har funnet sted mellom hver kontroll. Rett grunnlag på resursene danner grunnlaget for kontrollen.

Sammen med deg som kunde skal vi kartlegge og sørge for et stabilt fundament for en god og effektiv drift, samt gjennomføring av Internkontroll.

1. Sammen med deg kartlegger vi hva som er etablert av timeregistreringssystem, avviks – og forbedringssystem, analyseverktøy for kjøre – og hviletid og arbeidstid.
2. Vi gjennomgår etablerte rutiner som nedlastningsrutiner, rutiner for avvik – og forbedringsforslag, opplæring i kjøre – og hviletid regelverk, bruk av skriver med mer.

Videre etablerer vi oppdaterte oversikter over dine sjåfører inkludert utløpsdatoer for kompetanse på YSK, ADR, arbeidsvarsling m.m.
I tillegg setter vi opp en oversikt over kjøretøy, utløpsdatoer for 2-års kontroll, PKK, låsing av bedriftskort og andre pkt som foretaket ønsker oppfølging på.

For å sikre en god kontakt og bygge gode relasjoner til sjåførene kan vi delta på sjåførmøter der vi informerer om status i foretaket og går gjennom nødvendige temaer og eventuelle tiltak for å nå målene. Dette kan også inkludere opplæring dersom det er behov for det.

Slik gjennomføres internkontrollen

1. Ca 1 uke før kontroll sendes mail til kontaktperson der en spør om endringer eventuelle endringer av sjåfører og kjøretøy, og om det er noen eller noe spesielt foretaket ønsker fokus på i kontrollen. Det kan også bes om at det oversendes timelister for oppfølging.
2. Når kontroll gjennomføres vil en velge en kontrollperiode på mellom 1-3 måneder, alt etter avtalens omfang og foretakets størrelse.
3. Analyse av data fra kjøretøy og sjåførkort gjennomføres
4. Stikkprøvekontroll av sjåfører gjennomføres enten etter ønske fra foretaket eller tilfeldig utvelgelse. Mål at alle sjåføren skal kontrolleres minst en gang pr. år. I mindre foretak vil en kunne gjennomføre kontroll av alle sjåfører i hver kontroll.
   Brudd som avdekkes blir risikoklassifisert i.h.h.t Statens vegvesen sitt kontrolldirektiv og vil vise farging grønn, gul og rød. Dette vil gjøre det enkelt for foretaket å se hvordan de til enhver tid ligger an på risiko. Farging av brudd vil danne grunnlag for utvelgelse av kontroll på veg og i en foretakskontroll.

De elementer som kontrolleres i internkontrollen er i hovedsak:

• Avvik mellom registrert arbeidstid på timeliste og data fra sjåførkort. Timelister og data fra sjåførkort skal være helt like. Ved avvik har ikke skriver blitt brukt korrekt og vil være rødt på risiko.
• Avvik fra regelverket i Kjøre- og Hviletidsforskriften
• Avvik fra regelverket i Forskrift om Arbeidstid for Sjåfører (FATS)
• Avvik fra regelverket i Arbeidsmiljøloven, for sjåfører som ikke er omfattet av forskrift om Kjøre- og Hviletid.

Etter gjennomført kontroll utarbeides en skriftlig rapport som sendes kunde og som gås gjennom ved behov. Rapporten skal være oversiktlig og få frem alle funn som en har gjort i kontrollen. Den vil også inneholde forslag til tiltak dersom det er behov for dette. Foretaket er selv ansvarlig for gjennomføring og oppfølging av nødvendige tiltak.

For å dekke kravet i forskriften, kreves det at sjåførene skal ha en tilbakemelding etter gjennomført kontroll. Denne samtalen kan vi ta med sjåførene dersom dette er ønskelig. Vi vil likevel anbefale at foretaket selv tar denne samtalen med sjåførene da det vil danne grunnlag for eierskap til egen utfordringer i foretaket. Bruddbrev som viser avvikene skal signeres og arkiveres. Dette vil dokumentere at sjåførene har fått tilbakemelding og at foretaket har innfridd artikkel 10.